نکاتی که قبل از خرید نرم افزار CRM باید به آن‌ها توجه شود

مشتری محور بودن روش جدید اداره کسب و کارهاست و ابزار CRM مهمترین نقش را در آن ایفا خواهد کرد. با این حال، گزینه‌های فراوان موجود در بازار، تصمیم ‌گیری برای اینکه کدام ابزار سی آر ام می‌تواند برای شما مفیدتر باشد را دشوار می‌کند. به همین دلیل در این راهنما تصمیم گرفتیم به نکاتی که قبل از خرید نرم افزار CRM باید به آن‌ها توجه شود بپردازیم.

۱ – نیازهای خودتان را بشناسید

ابتدا به این فکر کنید که از نرم افزار CRM چه انتظاراتی دارید. بسیاری از راه حل های موجود در بازار، امکان مدیریت سرنخ، کانال‌های فروش، ابزارهای بازاریابی، ادغام با سایر ابزارها و غیره را در اختیار شما قرار می‌دهند. اما قبل از اینکه بتوانید بهترین راه حل را برای خود انتخاب کنید، نکته کلیدی این است که خواسته‌ها و انتظارات خودتان را به دقت شناسایی کنید.

به ویژگی‌هایی فکر کنید که می‌توانند عملکرد کارکنان شما را بهبود بخشیده یا بسیاری از فرآیندهای کسب و کار شما را خودکارسازی کنند. دقت داشته باشید که پیچیده‌ترین و گران قیمت ترین نرم افزار سی آر ام موجود در بازار لزوماً بهترین گزینه برای شما نیست.

۲ –  نرم افزار CRM ابری یا محلی؟

در حالیکه امروزه اکثر کسب و کارها تمایل دارند به سمت محیط ابر حرکت کنند، بسیاری از شرکت‌ها هنوز هم برنامه‌ها را روی سرورهای داخلی خودشان میزبانی می‌کنند. دلایل ترجیح  سی آر ام محلی می تواند از این قرار باشد:

• مقرراتی که از ذخیره داده‌ها در فضای ابری جلوگیری می‌کنند
• نگرانی‌های امنیتی
• سیاست‌های داخلی کسب و کار

از طرفی  نرم افزار CRM ابری به شما امکان می‌دهد از هر مکان و هر زمان به CRM خودتان دسترسی داشته باشید. پشتیبانی‌ها توسط ارائه دهنده خدمات انجام می‌شود و شما مجبور نیستید با نگهداری و به روز رسانی سرور سروکار داشته باشید. حتی امنیت نیز توسط تیمی از متخصصان مدیریت می‌شود، به این معنی که داده‌های شما از گزند هکرها در امان خواهند بود.

نقطه ضعف نرم افزارهای مبتنی بر ابر دسترسی محدود به فایل‌ها و همچنین سخت‌ افزار مشترک است و اینکه شما هیچ کنترلی بر زمان به ‌روزرسانی‌ها ندارید یا اینکه کنترل بسیار محدودی در این زمینه خواهید داشت.

۳ –  توسعه پذیری و سفارشی سازی

راه حل‌های مختلفی در بازار وجود دارند. برخی دارای قابلیت‌های بسیاری هستند، در حالی که برخی دیگر با ویژگی‌های محدودتری به بازار عرضه شده‌اند.

آیا نرم افزار منتخب شما امکان توسعه پذیری دارد؟

آیا می‌توانید نرم افزار را با ماژول‌های اضافی که ممکن است در حال حاضر یا در آینده به آن‌ها نیاز داشته باشید گسترش دهید؟

به این فکر کنید که افزودن فیلدها و فرم‌های جدید به نرم افزار سی آر ام چقدر آسان خواهد بود و اینکه اصلا امکان انجام این کار در نرم افزار منتخب شما وجود دارد یا خیر.

برخی از نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری گزینه‌های بسیار کمی را برای سفارشی سازی ارائه می‌دهند. حتی اگر فکر می‌کنید در حال حاضر نیازی به سفارشی‌ سازی ندارید، باید احتمال این را بدهید که با رشد کسب و کار و افزایش تعداد مشتریان‌تان، به چنین ابزارهایی نیاز خواهید داشت.

لازم است به آینده فکر کنید. اینکه آیا این نرم افزار CRM می‌تواند از رشد کسب و کار شما حمایت کند و حتی زمانی که اندازه شرکت شما دو یا سه برابر شود از فرآیندهای شما پشتیبانی کند؟

هنگام بررسی نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری مناسب، برنامه‌های رشد کسب و کار را در ذهن‌تان داشته باشید.

۴ –  ادغام با سایر ابزارهای کسب و کار

مطمئنا کسب و کار شما در حال حاضر از ابزارهای مختلفی برای اداره تجارت شما استفاده می‌کند. انتخاب نرم افزار سی آر ام مناسب می‌تواند به شما کمک کند تا همه این ابزارهای متفاوت را در یک نقطه واحد برای کنترل آسان‌تر با هم ادغام کنید.

اطمینان حاصل کنید که امکان این را دارید که به راحتی نرم افزار CRM جدیدتان را با سایر سیستم‌های موجود در کسب و کار ادغام کنید. در غیر اینصورت ادغام بین سیستم‌ها می تواند بسیار هزینه بر باشد، به خصوص اگر نقاط دسترسی از پیش تعریف شده برای دریافت داده‌ها وجود نداشته باشد.

۵ –  پشتیبانی از موبایل

آیا کسب و کار شما تیم فروش یا کارمندان دیگری دارد که زمان بیشتری را خارج از دفتر کار صرف می‌کنند؟

این افراد احتمالاً مجبور هستند رایانه خودشان را همراه شان حمل کنند تا به داده‌ها و سیستم مرکزی دسترسی داشته باشند.

بسیاری از راه حل‌های سی آر ام از تلفن‌های همراه هم پشتیبانی می‌کنند و به این ترتیب به کاربران کمک می‌کنند تا به راحتی به داده‌های مورد نیازشان در هر زمان و هر مکان دسترسی داشته باشند. در برخی از راه‌ حل‌ها، حتی می‌توانید از پشتیبانی آفلاین هم بهره ببرید تا کاربر شما برای انجام وظایف خود به دسترسی به اینترنت وابسته نباشد.

هنگامی که تلفن همراه این افراد دوباره به اینترنت وصل شود، داده‌های برنامه CRM برای آن‌ها  مجددا به روز رسانی خواهند شد.

۶ –  قبل از خرید، نرم افزار CRM را تست کنید

خرید یک رایانه جدید یا سایر لوازم جانبی گاهی اوقات می‌تواند در عرض چند دقیقه خاتمه پیدا کند. اما انتخاب نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری صحیح برای کسب و کار شما باید یک تصمیم کاملاً سنجیده باشد.

همه ما می‌دانیم که چگونه اسکرین شات‌ها و ارائه‌های مختلف می‌توانند بدون نقص باشند، اما در واقعیت استفاده از نرم افزار تجربه‌ای کاملا متفاوت را ارائه دهد.

پیشنهاد ما این است که قبل از تصمیم به خرید، حتما نرم افزار CRM مورد نظر را امتحان کنید. بسیاری از راه حل های CRM را می توان به صورت رایگان ارزیابی کرد. نرم افزار سی آر ام برای مدت طولانی با شما و کسب و کارتان همراه خواهد بود، بنابراین نیازی به عجله نیست و باید تا حد ممکن سنجیده عمل کنید.

۷ –  انگیزه تیم برای اتخاذ راه حل جدید

وقتی تصمیم به تغییر یا پیاده ‌سازی یک سیستم جدید در کسب و کارتان می‌گیرید، ممکن است فکر کنید که پیاده ‌سازی ابزار سخت‌ترین بخش کار است.

اما در واقع سخت ترین بخش درست پس از اجرا و پیاده سازی است – در مرحله‌ای به نام پذیرش.

هر کسب و کاری افرادی در خود دارد که سیستم‌‌های جدید را نمی‌پذیرند و از درک اینکه سیستم جدید می‌تواند سریع‌تر، بهتر و آسان‌تر به انجام وظایف آن‌ها کمک کند، به هر دلیلی امتناع می‌ورزند. این افراد علاقه دارند کارها را تنها به همان روشی که به آن عادت کرده‌اند انجام دهند.

لازم است در مورد راهکارهای حذف اینگونه مشکلات و نحوه ارائه یک نرم افزار جدید به کاربران نهایی فکر کنید و برای آن برنامه داشته باشید.

یک راه حل متصور در این زمینه، مقایسه سرعت انجام وظایف به روش قدیمی و سرعت انجام آن‌ها توسط کاربران از طریق نرم افزار CRM جدید است. معمولاً وقتی کاربران مزایای سیستم را خودشان مشاهده و تجربه کنند، آن را پذیرفته و از استفاده از آن لذت خواهند برد.

۸ –  قابلیت‌های گزارش دهی

پس از پیاده سازی سی آر ام در کسب و کارتان و بهره برداری از آن، حتما می‌خواهید نتایج را دنبال کنید و ببینید که چگونه استفاده از این نرم افزار سرعت و کیفیت کار کارکنان شما را بهبود بخشیده است.

علاوه بر این، پس از اینکه سیستم CRM راه اندازی شد، داده‌های بیشتری در مورد فروش، فعالیت‌ها و غیره در در دسترس خواهد بود، بنابراین گزارش دهی ضروری‌تر از همیشه خواهد شد.

نرم افزار CRM به شما این امکان را می‌دهد که ببینید در مقایسه با پیش بینی‌های خودتان برای هفته‌ها و ماه‌های آینده، کجا قرار گرفته اید.

کلام آخر

هر  کسب و کاری دارای یک سری وِیژگی‌های منحصر به فرد است و وقتی صحبت از نرم افزارها و ابزارهای مختلف می‌شود، نیازهای خاص خودش را دارد.

امیدواریم نکاتی که قبل از خرید نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری باید به آن‌ها توجه شود در تصمیم گیری نهایی به شما کمک کنند تا مشخص کنید که کدام راه حل می‌تواند برای کسب و کار شما بهترین انتخاب باشد.

برای مقایسه ویژگی‌های نرم افزارهای CRM مختلف موجود در بازار و انتخاب بهترین نرم افزار CRM به این راهنما مراجعه کنید.