راهنمای انتخاب مبلمان اداری مناسب ؛ قبل از خرید به این نکات توجه کنید

انتخاب مبلمان اداری زمانی موفق است که سه موضوع را همزمان در نظر بگیرید: فضای موجود، نوع کاری که در آن محیط انجام می‌شود و راحتی افرادی که قرار است ساعت‌های زیادی از میز و صندلی استفاده کنند. یک میز بزرگ و زیبا ممکن است برای دفتر کوچک مناسب نباشد و یک صندلی شیک نیز اگر امکان تنظیم مناسبی نداشته باشد، الزاماً انتخاب خوبی برای استفاده روزانه نیست.

مطالب مرتبط با «راهنمای انتخاب مبلمان اداری مناسب»: «انتخاب رنگ و جنس پرده مناسب با دکوراسیون» و «نکته هایی مهم که در انتخاب پرده مناسب باید بدانید»

به همین دلیل بهتر است قبل از خرید، به جای انتخاب جداگانه هر وسیله، کل فضای کار را به شکل یک مجموعه ببینید. محل میزها، فاصله مسیرهای رفت‌وآمد، فضای زیر میز، جای مانیتور و وسایل پرکاربرد و حتی محل قرار گرفتن فایل‌ها و کمدها باید از ابتدا مشخص شود.

راهنمای انتخاب مبلمان اداری مناسب بر اساس نوع محیط کار

اولین سؤال این است که مبلمان را برای چه فضایی می‌خواهید. نیازهای یک دفتر مدیریتی با فضای کار گروهی، اتاق جلسات یا میز یک کارمند که بیشتر ساعات روز با کامپیوتر کار می‌کند یکسان نیست.

در محیط‌های کاری کوچک، میزهای بسیار عریض می‌توانند بخش زیادی از فضای مفید را اشغال کنند. در مقابل، برای فردی که همزمان از دو مانیتور، اسناد و تجهیزات مختلف استفاده می‌کند، میز بسیار کوچک باعث شلوغ شدن سطح کار می‌شود.

پیش از خرید طول و عرض اتاق را اندازه بگیرید و محل درها، پنجره‌ها، پریزها و مسیر اصلی رفت‌وآمد را مشخص کنید. سپس ابعاد مبلمان را انتخاب کنید. این روش ساده جلوی یکی از اشتباهات متداول را می‌گیرد؛ خرید وسایلی که روی کاغذ مناسب به نظر می‌رسند اما بعد از قرار گرفتن در اتاق فضای کافی برای حرکت باقی نمی‌گذارند.

صندلی اداری باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟

صندلی یکی از مهم‌ترین اجزای مبلمان محیط کار است، به‌خصوص برای افرادی که بخش زیادی از روز را پشت میز می‌گذرانند. قابلیت تنظیم در اینجا اهمیت بیشتری از ظاهر صندلی دارد.

ارتفاع نشیمن باید قابل تنظیم باشد تا کاربر بتواند موقعیت مناسبی نسبت به سطح میز پیدا کند. پشتی صندلی نیز بهتر است از قسمت پایین کمر حمایت کند و امکان نشستن راحت در حالت‌های مختلف را فراهم سازد.

عمق نشیمن هم اهمیت دارد. صندلی نباید آن‌قدر عمیق باشد که لبه آن به پشت زانو فشار وارد کند و نباید آن‌قدر کوتاه باشد که بخش زیادی از ران بدون حمایت باقی بماند.

دسته‌های صندلی در صورت وجود بهتر است قابل تنظیم باشند و مانع نزدیک شدن صندلی به میز نشوند. پایه پنج‌شاخه، چرخ‌های متناسب با نوع کف و قابلیت چرخش نیز از ویژگی‌هایی هستند که هنگام خرید یک صندلی برای استفاده مداوم باید بررسی شوند.

ارتفاع و ابعاد میز اداری را چطور انتخاب کنیم؟

میز باید فضای کافی برای وسایلی که واقعاً در طول روز استفاده می‌شوند فراهم کند. مانیتور، صفحه‌کلید و ماوس باید بدون ایجاد شلوغی در محل مناسب قرار بگیرند و فضای کافی برای سایر وسایل ضروری نیز باقی بماند.

عمق سطح میز اهمیت زیادی دارد. اگر میز خیلی کم‌عمق باشد، مانیتور بیش از اندازه به کاربر نزدیک می‌شود. در یک فضای کار رایانه‌ای بهتر است امکان قرار گرفتن مانیتور حداقل در فاصله حدود ۵۰ سانتی‌متری از کاربر وجود داشته باشد.

فضای زیر میز را هم فراموش نکنید. قرار دادن کیس کامپیوتر، جعبه، فایل و وسایل اضافی زیر میز می‌تواند جای پا را محدود کند. کاربر باید بتواند پاهای خود را به راحتی حرکت دهد و صندلی را بدون برخورد با وسایل جلو یا عقب ببرد.

میز ثابت بهتر است یا میز با قابلیت تنظیم ارتفاع؟

انتخاب میان این دو مدل به بودجه و نوع استفاده بستگی دارد. یک میز ثابت با ارتفاع مناسب همچنان می‌تواند انتخاب کاملاً کاربردی باشد، به‌خصوص اگر همراه با صندلی قابل تنظیم استفاده شود.

میزهای دارای قابلیت تنظیم ارتفاع انعطاف بیشتری ایجاد می‌کنند و برای محیط‌هایی که یک میز توسط افراد مختلف استفاده می‌شود نیز مزیت دارند. برخی مدل‌ها امکان تغییر حالت بین کار نشسته و ایستاده را فراهم می‌کنند.

در هر دو حالت، مهم‌تر از نوع مکانیزم میز این است که صفحه‌کلید، ماوس و سایر وسایل اصلی در ارتفاع و فاصله مناسبی نسبت به کاربر قرار بگیرند.

جنس مبلمان اداری چقدر اهمیت دارد؟

جنس مبلمان باید با میزان استفاده از آن هماهنگ باشد. مبلمانی که هر روز و برای ساعت‌های طولانی استفاده می‌شود باید دوام بیشتری نسبت به میز یا صندلی یک اتاق کم‌استفاده داشته باشد.

در میزهای اداری علاوه بر جنس صفحه، کیفیت اتصالات، پایه‌ها، لبه‌ها و روکش نیز اهمیت دارد. لبه‌های تیز و زاویه‌دار در محل تماس دست و ساعد می‌توانند در استفاده طولانی آزاردهنده باشند؛ بنابراین لبه‌های نرم‌تر یا گرد انتخاب مناسب‌تری هستند.

در صندلی نیز فقط ظاهر پارچه یا چرم را بررسی نکنید. کیفیت فوم، استحکام پایه، مکانیزم تنظیم، چرخ‌ها و دوام روکش در استفاده روزانه اهمیت بیشتری دارند.

برای دفتر کوچک چه مبلمانی مناسب‌تر است؟

در دفترهای کوچک، استفاده هوشمندانه از فضا مهم‌تر از تعداد وسایل است. میزهای ساده با فضای ذخیره‌سازی کنترل‌شده معمولاً بهتر از میزهای بسیار حجیم عمل می‌کنند.

پیش از اضافه کردن فایل، کتابخانه یا کمد جداگانه بررسی کنید که آیا واقعاً به آن نیاز دارید یا خیر. هر وسیله جدید بخشی از فضای رفت‌وآمد را اشغال می‌کند.

میزهای گوشه‌ای در بعضی اتاق‌ها می‌توانند فضای سطح بیشتری ایجاد کنند، اما تنها زمانی انتخاب خوبی هستند که فرم اتاق و محل در و پنجره با آنها سازگار باشد. خرید میز L شکل فقط به دلیل داشتن سطح بزرگ‌تر همیشه تصمیم مناسبی نیست.

رنگ مبلمان اداری را چگونه انتخاب کنیم؟

رنگ بهتر است بعد از مشخص شدن کاربرد، ابعاد و جنس مبلمان انتخاب شود. رنگ‌های روشن می‌توانند فضای کوچک را بازتر نشان دهند، در حالی که ترکیب‌های تیره معمولاً ظاهر رسمی‌تری ایجاد می‌کنند.

برای محیط‌های کاری بزرگ بهتر است یک پالت محدود انتخاب شود و میزها، صندلی‌ها و فایل‌ها از نظر بصری با یکدیگر هماهنگ باشند. استفاده از تعداد زیادی رنگ و طرح متفاوت ممکن است محیط را شلوغ‌تر از اندازه واقعی نشان دهد.

در محیط‌هایی که مراجعه‌کننده دارند، هماهنگی مبلمان با هویت بصری مجموعه نیز می‌تواند در انتخاب رنگ مورد توجه قرار گیرد؛ اما نباید راحتی و کاربرد مبلمان فدای هماهنگی ظاهری شود.

قبل از خرید مبلمان اداری این موارد را بررسی کنید

• ابعاد دقیق اتاق و مسیرهای رفت‌وآمد را اندازه‌گیری کنید.
• مشخص کنید هر میز برای چه نوع کاری استفاده خواهد شد.
• فضای کافی برای پاها در زیر میز در نظر بگیرید.
• صندلی‌هایی با ارتفاع و پشتی قابل تنظیم را در اولویت قرار دهید.
• عمق میز را متناسب با مانیتور و تجهیزات مورد استفاده انتخاب کنید.
• وسایل پرکاربرد را در محدوده دسترسی آسان قرار دهید.
• کیفیت پایه، اتصالات و مکانیزم صندلی را بررسی کنید.
• به دوام روکش و امکان نظافت آسان مبلمان توجه کنید.
• قبل از خرید صندلی، در صورت امکان آن را عملاً امتحان کنید.
• بودجه را فقط بر اساس قیمت اولیه تنظیم نکنید و طول عمر مبلمان را نیز در نظر بگیرید.

آیا خرید ست کامل مبلمان اداری همیشه بهتر است؟

خرید یک ست کامل می‌تواند از نظر هماهنگی ظاهری آسان‌تر باشد، اما الزاماً بهترین انتخاب نیست. ممکن است میز یک مجموعه مناسب باشد اما صندلی آن قابلیت‌های مورد نیاز شما را نداشته باشد.

بهتر است وسایل اصلی بر اساس کارکردشان ارزیابی شوند. هماهنگی رنگ و طراحی را می‌توان میان محصولات مختلف نیز ایجاد کرد. اولویت باید این باشد که هر وسیله وظیفه خود را به‌درستی انجام دهد.

اشتباهات رایج در خرید مبلمان اداری

یکی از رایج‌ترین اشتباهات، انتخاب مبلمان فقط بر اساس عکس یا ظاهر نمایشگاهی است. ابعاد یک میز در فروشگاه بزرگ ممکن است کاملاً طبیعی به نظر برسد اما در دفتر کوچک بخش زیادی از اتاق را اشغال کند.

خرید صندلی بدون امتحان کردن، پر کردن فضای زیر میز با فایل و کیس، انتخاب میز کم‌عمق برای مانیتورهای بزرگ و خرید تعداد زیادی کمد بدون برنامه نیز می‌توانند چیدمان محیط کار را دشوار کنند.

اشتباه دیگر این است که همه کارکنان را دارای نیاز یکسان فرض کنیم. امکان تنظیم صندلی و در صورت نیاز میز، به‌ویژه در محیط‌هایی که افراد مختلف از یک ایستگاه کاری استفاده می‌کنند، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

مبلمان اداری خوب الزاماً گران‌ترین گزینه نیست

قیمت بالا به تنهایی تضمین نمی‌کند که یک میز یا صندلی برای فضای شما مناسب باشد. محصولی با طراحی ساده، ابعاد درست و قابلیت‌های مورد نیاز می‌تواند انتخاب بهتری از یک مدل گران‌قیمت اما نامتناسب باشد.

قبل از خرید فهرستی از نیازهای ضروری تهیه کنید. برای صندلی ممکن است قابلیت تنظیم ارتفاع و پشتی در اولویت باشد و برای میز، ابعاد مناسب و فضای کافی برای تجهیزات اهمیت بیشتری داشته باشد. پس از مشخص شدن این موارد می‌توانید ویژگی‌های ظاهری را مقایسه کنید.

در نهایت، انتخاب مبلمان اداری مناسب یعنی ایجاد تعادل میان راحتی، فضای موجود، دوام، طراحی و بودجه. اندازه‌گیری محیط قبل از خرید و توجه به قابلیت تنظیم میز و صندلی می‌تواند از بسیاری از هزینه‌های ناشی از انتخاب اشتباه جلوگیری کند.

منابع:
OSHA – Purchasing Guide